I SpectraProof kan alla jobb kommenteras av alla användare och genomgå olika godkännandesteg. Från att öppna och bearbeta en ny PDF- eller TIFF-fil från en kund kan alla steg som att tilldela spotfärger, mäta nya spotfärger och substrat etc. dokumenteras genom att lägga till kommentarer och olika godkännandesteg. För alla användare är dessa kommentarer tids- och användarstämplade för att bättre förstå godkännandeprocessen. Jobbets godkännandestatus kan gå från ny till slutgiltigt godkänd när filen är klar för utskrift.