Az SpectraProof-ben bármelyik felhasználó bármelyik munkához fűzhet megjegyzést, és különböző jóváhagyási szakaszokon mehet keresztül. Az ügyféltől származó új PDF- vagy TIFF-fájl megnyitásától és feldolgozásától kezdve minden lépés, például a spotszínek hozzárendelése, új spotszínek és szubsztrátumok mérése stb. dokumentálható megjegyzések hozzáadásával és különböző jóváhagyási szakaszokkal. Bármely felhasználó számára ezek a megjegyzések idő- és felhasználói bélyegzővel vannak ellátva, hogy jobban megértse a jóváhagyási folyamatot. A munka jóváhagyási státusza az újból a véglegesen jóváhagyott státuszba kerülhet, amikor a fájl készen áll a nyomtatásra.