In SpectraProof kann jeder Auftrag von jedem Benutzer kommentiert werden und verschiedene Genehmigungsstufen durchlaufen. Vom Öffnen und Verarbeiten einer neuen PDF- oder TIFF-Datei von einem Kunden kann jeder Schritt wie die Zuweisung von Sonderfarben, das Messen neuer Sonderfarben und Substrate usw. durch das Hinzufügen von Kommentaren und verschiedene Genehmigungsstufen dokumentiert werden. Für jeden Benutzer werden diese Kommentare mit einem Zeit- und Benutzerstempel versehen, um den Genehmigungsprozess besser nachvollziehen zu können. Der Status der Auftragsfreigabe kann von "neu" zu "endgültig freigegeben" wechseln, wenn die Datei für den Druck bereit ist.