Dans SpectraProof, tout travail peut être commenté par n'importe quel utilisateur et faire l'objet de différentes étapes d'approbation. Depuis l'ouverture et le traitement d'un nouveau fichier PDF ou TIFF provenant d'un client, toute étape telle que l'attribution de couleurs d'accompagnement, la mesure de nouvelles couleurs d'accompagnement et de substrats, etc. peut être documentée par l'ajout de commentaires et de différentes étapes d'approbation. Pour tout utilisateur, ces commentaires sont horodatés et marqués par l'utilisateur, ce qui permet de mieux comprendre le processus d'approbation. Le statut d'approbation du travail peut passer d'un nouveau statut à un statut d'approbation finale lorsque le fichier est prêt pour l'impression.