I SpectraProof kan ethvert job kommenteres af enhver bruger og gennemgå forskellige godkendelsesfaser. Fra åbning og behandling af en ny PDF- eller TIFF-fil fra en kunde kan ethvert trin som tildeling af spotfarver, måling af nye spotfarver og substrater osv. dokumenteres ved at tilføje kommentarer og forskellige godkendelsesfaser. For alle brugere er disse kommentarer tids- og brugerstemplede, så de bedre kan forstå godkendelsesprocessen. Jobgodkendelsesstatus kan gå fra ny til endelig godkendt status, når filen er klar til print.